Kuinka palauttaa poistetut sähköpostit kiintolevyltä

Sähköpostit on helppo ottaa itsestäänselvyyksinä – kunnes tietokone kaatuu, levy hajoaa tai Outlook käynnistyy tyhjällä postilaatikolla. Jokaiselle, joka on riippuvainen Outlookista, kadonnut arkisto voi tuntua korvaamattomalta: vuosien kirjeenvaihto, kuitit ja projektiketjut katoavat uudelleenkäynnistyksen yhteydessä. Hyvä uutinen on, että kiintolevyllä olevat sähköpostitiedot ovat yleensä edelleen olemassa, vaikka ne lakkaisivatkin näkymästä Outlookissa.

Outlook säilyttää sähköpostit .pst (tai .ost) -tiedostoissa, ja jopa "poistetut" sähköpostit säilyvät näissä tiedostoissa, kunnes ne todella korvataan. Tässä oppaassa käsitellään kahta käytännön tapaa: .pst-tiedostojen etsiminen ja kopioiminen itse, kun asema toimii vielä, tai palautusohjelmiston käyttäminen sähköpostien etsimiseen, kun tiedostot ovat poissa tai piilotettuja.

Osa 1: Palauta sähköpostit etsimällä PST-tiedostoja vanhalta asemalta

Jos vanha tietokone kaatui, mutta kiintolevy toimii edelleen, voit liittää sen toimivaan tietokoneeseen USB-kotelon tai IDE-USB-sovittimen kautta ja kopioida Outlook-tiedostot siitä. Tämä on suorin menetelmä, eikä se vaadi erikoistyökaluja.

Vaihe 1 Liitä vanha asema toimivaan tietokoneeseen USB-kotelolla tai -sovittimella.

Vaihe 2 Avaa Resurssienhallinta ja selaa vanhaa asemaa. Etsi Outlookin .pst-tiedosto.

Vaihe 3 Tiedä, mistä etsiä – sijainti riippuu vanhasta kokoonpanosta:

1. Outlook 2010 tai uudempi: .pst-tiedostot sijaitsevat kansiossa nimeltä Outlook-tiedostoja sisällä asiakirjat.
2. Vanha Windows XP ja vanhempi Outlook: Tiedostot ja asetukset\käyttäjänimi\Paikalliset asetukset\Sovellustiedot\Microsoft\Outlook.
3. Windows 7 tai uudempi ja vanhempi Outlook: Käyttäjät\käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Vaihe 4 Nämä kansiot ovat usein piilotettuja ja käyttöoikeusrajoitettuja. Napsauta käyttäjätunnuskansiota hiiren kakkospainikkeella, valitse Ominaisuudet , poista valinta Yleiset- välilehdellä kohdasta Piilotettu , napsauta sitten Suojaus -välilehdellä Muokkaa ja myönnä tilillesi täydet oikeudet.

Vaihe 5 Kopioi .pst-tiedostot työtietokoneellesi ja avaa ne sitten Outlookissa valitsemalla Tiedosto > Avaa ja vie > Avaa Outlookin datatiedosto.

Tämä menetelmä toimii hyvin, kun .pst-tiedostot säilyivät. Se vaatii kuitenkin jonkin verran mukavuutta kansioiden ja käyttöoikeuksien kanssa, minkä vuoksi useimmat ihmiset päätyvät käyttämään seuraavaa menetelmää.

Yksi asia, joka tässä ihmisiä hämmentää: vanhan aseman tiedostot ovat edelleen vanhan Windows-käyttäjätilin omistuksessa, joten saatat napsauttaa "Käyttö estetty" -painiketta jopa kansioiden näyttämisen jälkeen. Vaiheen 4 käyttöoikeuskorjaus hoitaa useimmat tapaukset, mutta jos kansio ei vieläkään avaudu, käynnistä vanha asema vanhalla koneella, jos sinulla on se vielä – tiedostojen kopioiminen pois alkuperäiselle tilille kirjautuneena välttää omistajuusongelman kokonaan. Vaihtoehtoisesti Linux Live USB voi lukea Windows-asemia välittämättä käyttöoikeuksista, mikä on kätevä temppu itsepäisille kansioille.

Muista myös, että .pst-tiedostot voivat olla suuria – usean gigatavun tiedostot ovat normaaleja vuosien sähköpostin jälkeen. Niiden kopioiminen USB-muistitikun kautta vie jonkin aikaa, joten ole kärsivällinen äläkä irrota asemaa kesken kopioinnin. Kopioinnin jälkeen tiedosto avautuu Outlookissa välittömästi, ja voit hakea siitä kuten mistä tahansa muusta kansiosta.

Osa 2: Palauta poistetut sähköpostit FoneLab Data Retrieverillä

Kun et halua kaivaa piilotettuja kansioita – tai kun .pst-tiedostot ovat kokonaan poissa – palautusohjelmisto on luotettava ratkaisu. FoneLab Data Retriever skannaa kiintolevyn kadonneiden sähköpostitietojen varalta Outlookissa, Gmailissa ja muissa asiakasohjelmissa ja antaa sinun esikatsella ja palauttaa ne muutamalla napsautuksella.

Vaihe 1 Lataa ja asenna FoneLab Data Retriever ja käynnistä se sitten.

Vaihe 2 Valitse päänäytössä tietotyypiksi Sähköposti ja valitse sitten asema tai sijainti, johon sähköpostit tallennettiin.

Vaihe 3 Napsauta Skannaa . Kun se on valmis, selaa tuloksia – käytä Syväskannausta , jos tarvitset lisää tuloksia.

Vaihe 4 Etsi tarvitsemasi sähköpostit suodatinpalkin avulla, valitse ne ja tallenna ne eri asemaan napsauttamalla Palauta.

Tämä reitti ei vaadi teknistä tietämystä kansiorakenteista, ja se löytää sähköpostit, jotka on poistettu niin kauan sitten, ettei .pst-tiedostoa ole jäljellä. Se käsittelee myös muita saman skannauksen kadonneita tiedostoja – asiakirjoja, valokuvia ja videoita.

Jos sähköpostit olivat tietokoneella eivätkä sähköpostipalvelimella, poistettujen sähköpostien palauttaminen tietokoneelle kattaa myös tämän polun.

Jos skannaus löytää tuhansia kohteita, älä yritä poimia kaikkea silmämääräisesti. Hae lähettäjän osoitteen tai suodattimen aiheen avainsanan perusteella ja palauta sitten pienissä erissä, jotta tulos pysyy järjestyksessä. Tallenna palautetut sähköpostit aina eri asemaan kuin se, jolle skannasit – palautettujen tiedostojen kirjoittaminen takaisin skannatulle asemalle voi korvata tietoja, joita et ole vielä löytänyt.

Osa 3: Mitä PST- ja OST-tiedostot ovat

Outlook tallentaa sähköpostisi paikallisesti kahdenlaisiin tiedostoihin:

• PST-tiedostot — Henkilökohtaisen tallennustaulukon tiedostot, jotka sisältävät kansiosi, viestisi, yhteystietosi ja kalenterimerkinnät. Nämä ovat ne, jotka varmuuskopioit ja palautat.
• OST-tiedostot – Offline-tallennustaulukon tiedostot, välimuistissa olevat kopiot, jotka Outlook säilyttää Exchange- tai Microsoft 365 -palvelimeen yhdistetyistä tileistä. OST-tiedostot on sidottu tiliin, jolla ne on luotu.

Useimmissa palautustöissä käytetään .pst-tiedostoja. Jos tili on asetettu käyttämään vain välimuistia, .ost-tiedosto voi olla ainoa paikallinen kopio – ja palautusohjelmisto pystyy usein lukemaan myös ne.

Osa 4: Miksi sähköpostit katoavat kiintolevyltä

• Järjestelmän kaatuminen: Äkillinen sammuminen voi tehdä sähköpostitiedostosta lukukelvottoman tai irrotetun.
• Poistetut kohteet tyhjennetty: Poistetut-kansion sähköpostit ovat edelleen levyllä, kunnes se tyhjennetään tai ne korvataan.
• Kiintolevyn vika: Vialliset sektorit tai kuoleva asema voivat tehdä tiedoista lukukelvottomia, eivätkä ne aina ole poissa.
• Alustaminen tai uudelleenasennus: Uusi Windows-asennus korvaa profiilin ja voi piilottaa vanhat datatiedostot.
• Väärä tili tai profiili: Eri Outlook-profiiliin kirjautuminen "katoaa" vanhat sähköpostit, vaikka tiedostot säilyvätkin.

Useimmissa näistä tapauksista data on edelleen jossain – ratkaisu on sen löytäminen ja lukeminen, ei sen uudelleenluominen.

Outlook-kohtaista palautusta varten poistettujen sähköpostien palauttaminen Outlookissa on keskitytty oppaaseen.

Tähän on hyödyllinen ajattelutapa: toimivalla levyllä "poistetut" sähköpostit eivät juuri koskaan poistu välittömästi. Niiden käyttämä tila merkitään vain vapaaksi, ja tavut pysyvät siellä, kunnes jokin muu kirjoittaa niiden päälle. Siksi nopea toiminta on tärkeää ja miksi palautusohjelmisto onnistuu niin usein. Jos poistit sähköpostin eilen etkä ole käyttänyt tietokonetta paljon sen jälkeen, todennäköisyys on vahvasti sinun puolellasi.

Osa 5: Tarkista ensin poistetut kohteet ja palvelinkansiot

Ennen palauttamista käytä hetki aikaa halpoihin tarkistuksiin. Avaa Outlook ja tarkista Poistetut kohteet – sähköpostit säilyvät siellä usein 30 päivää ennen varsinaista poistamista. Jos käytät Exchangea tai Microsoft 365:tä, tarkista Webmailin Palautettavat kohteet -kansio tai Outlookin Palauta poistetut kohteet -vaihtoehto, joka säilyttää syvemmän kopion. Ja jos sähköposti sijaitsee palvelimella, tilin uudelleenmäärittäminen uudella koneella voi yksinkertaisesti poistaa sen käytöstä ilman palautusta.

Yksi asia, jonka ihmiset unohtavat, on se, että sähköpostiviesti saattaa olla edelleen luonnoksissa, arkistokansiossa tai alikansiossa, jonka avaamisen lopetit kuukausia sitten. Hae kaikista sähköpostikansioista lähettäjän tai aiheen mukaan ennen kuin päätät, että viesti on kadonnut. Se kuulostaa itsestään selvältä, mutta "Olen kadottanut tämän sähköpostin" -paniikki osoittautuu usein sähköpostiksi, joka on yksinkertaisesti arkistoitu jonnekin odottamattomaan paikkaan.

Osa 6: Vinkkejä sähköpostien turvaamiseen

1. Vie sähköpostistasi säännöllisesti .pst-varmuuskopio osoitteessa filee > Avaa ja vie > Import / Export.
2. Tallenna .pst-tiedosto ulkoiselle asemalle tai pilveen, äläkä samalle levylle sähköpostin kanssa.
3. Tyhjennä Poistetut kohteet -kansio vasta, kun olet varma, ettet tarvitse sen sisältämiä tiedostoja.
4. Säilytä Outlook-datatiedostoasi tunnetussa paikassa, jotta varmuuskopiot on helppo tarkistaa.
5. Varmuuskopioi koko profiilikansio ennen Windowsin uudelleenasentamista tai koneen vaihtamista.

Mikään näistä ei vie muutamaa minuuttia kauempaa, ja ne muuttavat mahdollisen tietokatastrofin pieneksi palautukseksi.

Ja kun pahin tapahtuu, poistettujen sähköpostien hakeminen kokoaa vaihtoehdot yhteen.

Toimistokäyttäjille neljännesvuosittain synkronoitu .pst-tiedostojen vienti jaettuun asemaan tai pilviasemaan on pieni tapa, jolla on valtava arvo – se tarkoittaa, että kadonnut kannettava tietokone ei koskaan aiheuta ongelmia yrityksen sähköpostiarkiston kanssa. Aseta muistutus ja käsittele sitä kuten mitä tahansa muuta varmuuskopiota.

Se tekee myös uuteen koneeseen vaihtamisesta kivutonta, koska voit avata saman arkiston missä tahansa, missä Outlook toimii.

Säilytä kaksi viimeisintä vientiä, jotta toinen selviää aina huonosta kopiosta – sähköposti on tuon pienen päällekkäisyyden arvoinen.

Osa 7: Usein kysytyt kysymykset sähköpostin palauttamisesta kiintolevyltä

Yhteenveto

Kiintolevyllä kadonneet sähköpostit harvoin katoavat lopullisesti. Jos asema toimii edelleen, etsi ja kopioi .pst-tiedostot itse. Jos ne puuttuvat tai et halua kaivaa kansioita läpi, FoneLab Data Retriever skannaa ja palauttaa ne muutamalla napsautuksella. Toimi ajoissa, pidä varmuuskopiot jatkossa, ja sähköpostiarkistosi pysyy turvassa.